Reglementen

INHOUD

Reglement op de raad van bestuur
Reglement op de raad van toezicht

REGLEMENT OP DE RAAD VAN BESTUUR

ALGEMEEN

De CKZ Kleine Zorgondernemers, hierna: ‘CKZ’ behartigt de belangen van aangesloten leden, die kleinschalige zorg bieden. Hiermee levert CKZ diensten met een publiek belang. Het leveren van der-gelijke diensten vraagt om extra inspanningen op het terrein van goed bestuur, goed toezicht en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De effectiviteit en continuïteit van de organisatie heeft belang aan een maatschappelijk vertrouwen, aan legitimiteit van de functie van de organisatie en aan ondernemerschap in de zorg. Vertrouwen van de cliënten, hun vertegenwoordigers, werknemers, overheid, financiers en de samenleving als geheel, ondersteunen het bereiken van de doelen van de organisatie.
Bovenstaande uitgangspunten zijn onder andere vastgelegd in dit reglement. Het reglement Raad van Bestuur geeft een stelsel van spelregels en omgangsvormen voor goed bestuur en voor adequate verantwoording aan en beïnvloeding door belanghebbenden van de wijze waarop CKZ haar doelen realiseert en kwalitatief verantwoorde, doelmatige en innovatieve zorg, begeleiding en ondersteuning biedt.

POSITIONERING RAAD VAN BESTUUR IN DE ORGANISATIE

Artikel 1
1. De statuten van de CKZ voorzien in de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestuurt de CKZ. De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op de Raad van Bestuur en zijn beleid, in het bijzonder de realisatie van de doelstelling van de CKZ. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur als klankbord terzijde.
2. De Raad van Bestuur is als orgaan rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. De communicatie tussen beide organen vindt primair plaats via de voorzitters. De Raad van Toezicht voert tenminste jaarlijks met elk van de leden van de Raad van Bestuur een functionerings- en beoordelingsgesprek. De Raad van Toezicht voert tenminste jaarlijks met de Raad van Bestuur als geheel een evaluatiegesprek over het wederzijds functioneren van beide organen op zich en in relatie tot elkaar.
3. Het afleggen van verantwoording geschiedt niet via individuele contacten maar vindt plaats in het overleg tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht.
4. Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van elk lid van de Raad van Bestuur afzonderlijk, is de Voorzitter van de Raad van Bestuur in het bijzonder verant-woordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden van de Raad van Bestuur.
5. De Voorzitter van de Raad van Bestuur is samen met de voorzitter van de Raad van Toezicht ook in het bijzonder verantwoordelijk voor een goed overleg tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht en de voorbereiding van de vergaderingen en werkzaamheden van de Raad van Toezicht.
6. De Raad van Bestuur bespreekt regelmatig en ten minste jaarlijks zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen binnen de Raad van Bestuur en met de Raad van Toezicht en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij.

BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN RAAD VAN BESTUUR

Artikel 2
1. De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de CKZ, hetgeen onder meer inhoudt dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de CKZ, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en bereiken van de maatschappelijke doelstellingen. De Raad van Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de CKZ en de met haar verbonden onder-neming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de CKZ betrokkenen af. De Raad van Bestuur houdt rekening met het feit dat de CKZ een onderneming met een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid is.
2. De Raad van Bestuur waakt ervoor dat de CKZ - binnen de bestaande mogelijkheden die de wet- en regelgeving biedt - de zorggebruiker en diens gerechtvaardigde wensen en behoeften bij de zorgverlening centraal stelt; dat de zorgverlening zodanig geschiedt dat de daartoe be-schikbaar staande middelen zo effectief en doelmatig mogelijk worden aangewend; en dat de door of vanuit de CKZ geleverde zorg voldoet aan eigentijdse kwaliteitseisen.
3. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het maatschappelijk verantwoord bestuur van de CKZ en de naleving en handhaving van dit Reglement. Hij legt aan de Raad van Toezicht hierover verantwoording af. 4. De Raad van Bestuur maakt het Jaarverslag op als bedoeld in artikel (20.3.a) van de Statuten.
5. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelge-ving, het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en voor de fi-nanciering van de CKZ. De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan de Raad van Toezicht en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de Raad van Toezicht.
6. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de interne procedures met betrekking tot het opstellen en de publicatie van het Jaarverslag, de Jaarrekening, de kwartaal- en/of de half-jaarcijfers en ad hoc financiële informatie. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten.
7. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne proce-dures die ervoor zorgen dat alle belangrijke (financiële) informatie bij de Raad van Bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de (financiële) verslaglegging wor-den gewaarborgd.
8. Besluiten van de Raad van Bestuur waarvoor op grond van de statuten en nadere afspraken tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, goedkeuring door de Raad van Toezicht is vereist, worden door de Raad van Bestuur pas uitgevoerd nadat de Raad van Toezicht deze goedkeuring heeft verstrekt.
9. Van de leden van de Raad van Bestuur wordt verwacht dat zij zich bewust zijn van hun ver-antwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie. Zij zullen geen handelingen verrichten of nalaten die de reputatie van de CKZ schaden. De Raad van Bestuur bevordert dat leden van de CKZ en medewerkers van de CKZ zich eveneens naar deze normen richten.
10. Indien de benoeming van één of meer leden van de Raad van Toezicht onderwerp van be-handeling zal zijn, stelt de Raad van Bestuur de Cliëntenraad daarvan tijdig op de hoogte. De Raad van Bestuur deelt de Cliëntenraad tevens mede of de benoeming van één of meer leden van de Raad van Toezicht plaatsvindt op basis van een voordracht van de Raad van Toezicht waarop een door Cliëntenraad aanbevolen persoon is geplaatst.
11. Indien de opzegging van het vertrouwen in de Raad van Toezicht onderwerp van behandeling zal zijn, stelt de Raad van Bestuur de Cliëntenraad daarvan tijdig op de hoogte.
12. De Raad van Bestuur zal een interne taakverdeling voor zijn leden vaststellen. Iedere vaststel-ling en wijziging in de taakverdeling vereist de goedkeuring van de Raad van Toezicht. Ieder lid van de Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de hem toebedeelde taak, met dien ver-stande dat de voltallige Raad van Bestuur collectief verantwoordelijk is voor het te voeren be-leid.

INFORMATIEVOORZIENING

Artikel 3
1. De Raad van Bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan op waarin de voornemens met betrekking tot het in een volgend boekjaar te voeren beleid worden uiteengezet. De Raad van Bestuur legt het jaarplan ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht.
2. De Raad van Bestuur verstrekt jaarlijks aan de Raad van Toezicht de begroting voor het vol-gende boekjaar, de bijgestelde versie van het door de Raad van Bestuur opgestelde meerja-renplan, alsmede een verklaring dat de Raad van Bestuur in het lopende boekjaar alle rele-vante informatie aan de Raad van Toezicht heeft verstrekt die voor een deugdelijk toezicht door de Raad van Toezicht relevant is. Een en ander wordt tijdig verstrekt, teneinde de Raad van Toezicht en de Algemene Vergadering in staat te stellen binnen de in de Statuten gestel-de termijnen zijn goedkeuring te verlenen.
3. De Raad van Bestuur rapporteert tenminste vier maal per jaar aan de Raad van Toezicht over financiële aangelegenheden en tenminste één maal per jaar over:
a. de realisering van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbon-den risico’s en mechanismen tot controle en beheersing ervan, de kwaliteit van de be-drijfsvoering en de omgang met personele vraagstukken;
b. zijn beoordeling van de interne controle- en beheersystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de CKZ.
4. Indien de CKZ met aangelegenheden van belang in de publiciteit komt, zal de Raad van Be-stuur zo mogelijk tevoren de leden van de Raad van Toezicht daarvan in kennis stellen. Publi-caties zal hij achteraf in kopie aan de Raad van Toezicht doen toekomen.

SAMENSTELLING RAAD VAN BESTUUR

Artikel 4
7. De Raad van Bestuur telt ten minste één lid. De Raad van Toezicht bepaalt, na advies van de Raad van Bestuur, de omvang van de Raad van Bestuur. Alleen natuurlijke personen kunnen tot lid van de Raad van Bestuur worden benoemd. Een lid van de Raad van Bestuur kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Toezicht van een binnen het werk-gebied van de CKZ werkzame zorgorganisatie of onderneming die geheel of gedeeltelijk de-zelfde werkzaamheden als de CKZ vervult. Een lid van de Raad van Bestuur kan niet zijn een lid van de Raad van Toezicht tot drie jaar na het beëindigen van de functie van lid van de Raad van Toezicht van de CKZ.

VOORZITTER

Artikel 5
1. Conform het bepaalde in artikel 10.1 van de Statuten, wordt de voorzitter in zijn functie be-noemd door de Algemene Ledenvergadering.
2. De Voorzitter bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur, zorgt ervoor dat er voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en de besluitvorming door de Raad van Bestuur en is verantwoordelijk voor het functioneren van de Raad van Bestuur.

WAARNEMING

Artikel 6
1. De leden van de Raad van Bestuur nemen gedurende vakanties en andere korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar. Indien geen van de leden van de Raad van Bestuur aanwezig is, worden de taken waargenomen door een door de Raad van Toezicht aangewe-zen functionaris uit de organisatie.
2. De leden van de Raad van Bestuur waken over de continuïteit van het bestuur van de CKZ en houden hier rekening mee bij het eventueel nemen van ontslag als lid van de Raad van Be-stuur. Bijzondere incidentele situaties uitgezonderd, draagt de Raad van Bestuur er zorg voor dat te allen tijde ten minste één lid van de Raad van Bestuur in functie is, die zo nodig bereik-baar is.
3. Ingeval van langdurige afwezigheid van een lid van de Raad van Bestuur, stelt de Raad van Bestuur een voordracht op voor de Raad van Toezicht voor eventuele waarneming.
4. Indien nodig zal de Raad van Toezicht één of meer tijdelijke leden van de Raad van Bestuur aanwijzen.

BEZOLDIGING EN ONKOSTENVERGOEDING

Artikel 7
1. De Raad van Toezicht stelt de vergoeding van de Raad van Bestuur vast en stelt een beleid op voor de vergoeding van onkosten en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de raad van bestuur. Dit beleid wordt openbaar gemaakt en de raad van toezicht ziet toe op de naleving ervan.

VERGADERINGEN

Artikel 8
1. De Raad van Bestuur vergadert ten minste een maal per maand tenzij de Voorzitter of ieder ander lid van de Raad van Bestuur besluit om vaker te vergaderen. In beginsel worden de vergaderingen gehouden ten kantore van de CKZ, maar vergaderingen kunnen ook elders gehouden worden. Met goedkeuring van de Voorzitter mogen de leden van de Raad van Be-stuur telefonisch of door middel van video aan vergaderingen van de Raad van Bestuur deel-nemen. Vergaderingen in persoon verdienen altijd de voorkeur. In uitzonderlijke gevallen kan de Voorzitter besluiten een vergadering telefonisch of door middel van een video te laten plaatsvinden.
2. Elk lid van de Raad van Bestuur is gerechtigd onderwerpen te agenderen voor een vergade-ring van de Raad van Bestuur. Het lid van de Raad van Bestuur dat een onderwerp op de agenda plaatst, zal waar mogelijk het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie te dien aanzien waarover het betreffende lid van de Raad van Bestuur beschikt, ter vergadering worden ingebracht.
3. De agenda van een vergadering wordt door de Voorzitter of het lid/de leden van de Raad van Bestuur dat/die om een vergadering verzocht(en) vastgesteld.
4. De vergaderingen worden voorgezeten door de Voorzitter. De notulen van de vergadering worden opgesteld door de secretaris van de CKZ en worden in de eerstvolgende vergadering door de Raad van Bestuur vastgesteld en ten blijke daarvan ondertekend door de Voorzitter. Een afschrift van dit verslag wordt aan de Raad van Toezicht gezonden.
5. De notulen zullen de in de vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven en op zodanige wijze dat voor niet op de vergadering aanwezige le-den van de Raad van Bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van hetgeen, voorzover relevant, tijdens de vergadering is besproken. Aan de notulen wordt een aparte be-sluitenlijst gehangen, uitdrukkelijk blijk gevende van de tijdens de vergadering genomen be-sluiten.
6. Indien besluitvorming buiten een vergadering plaatsvindt, dient de besluitvorming schriftelijk te worden vastgelegd en dient deze vastlegging bij de stukken voor de eerstvolgende vergade-ring van de Raad van Bestuur te worden gevoegd.
7. De Raad van Bestuur kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door andere medewerkers van de CKZ.
8. Elk lid van de Raad van Bestuur heeft het recht de vergadering wegens dringende redenen bijeen te roepen.

BESLUITVORMING

Artikel 9
1. De besluitvorming van de Raad van Bestuur vindt in de regel plaats in de bestuursvergadering van de Raad van Bestuur. Alle besluiten worden genomen binnen de kaders van de vastge-stelde begroting en de budgetten voor het betreffende jaar.
2. De leden van de Raad van Bestuur besturen gezamenlijk. Besluiten worden in onderlinge overeenstemming genomen.
3. De Raad van Bestuur is met inachtneming van het bepaalde in artikel 9.4 gerechtigd buiten vergadering besluiten te nemen indien alle leden van de Raad van Bestuur daarmee instem-men. In dat geval wordt het betreffende besluit opgenomen in het verslag van de daaropvol-gende vergadering van de Raad van Bestuur. Besluiten, welke ingevolge de statuten zijn on-derworpen aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht, worden uitsluitend genomen in een vergadering van de Raad van Bestuur. De betreffende aangelegenheid wordt alsdan op de agenda vermeld.
4. De Voorzitter van de Raad van Bestuur bevordert dat de besluitvorming tijdig tot stand komt en dat dit op een zorgvuldige wijze plaatsvindt.
5. Beleidsbesluiten over aangelegenheden die tot het taak- en aandachtsgebied van een lid van de Raad van Bestuur behoren, kunnen alleen worden genomen als het betreffende lid van de Raad van Bestuur in de vergadering aanwezig is, tenzij de Voorzitter oordeelt dat het aanhou-den van de besluitvorming het belang van de CKZ zal schaden.
6. Een lid van de Raad van Bestuur kan door de Raad van Bestuur worden gemachtigd om bin-nen zijn taak- en aandachtsgebied besluiten te nemen ter uitvoering van het beleid dat door de Raad van Bestuur is vastgesteld. Het lid van de Raad van Bestuur informeert de Raad van Bestuur over zijn besluiten in de vergadering van de Raad van Bestuur en/of door schriftelijke rapportage.
7. Leden van de Raad van Bestuur hebben het recht om beleidsvoorbereiding en -uitvoering van een ander lid van de Raad van Bestuur in de vergadering van de Raad van Bestuur aan de orde te stellen.
8. Een lid van de Raad van Bestuur treedt niet op in het functioneren van een organisatieonder-deel dat binnen het taak en aandachtsgebied van een ander lid van de Raad van Bestuur valt, tenzij dit naar oordeel van de Voorzitter van de Raad van Bestuur in het belang van de orga-nisatie is in situaties die geen uitstel gedogen. Hierover vindt met het betreffende lid van de Raad van Bestuur overleg plaats, tenzij dit feitelijk onmogelijk is.
9. In aanvulling op besluiten die ingevolge de wet of de Statuten goedkeuring vereisen van de Raad van Toezicht, zijn aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht onderworpen alle be-sluiten van de Raad van Bestuur omtrent de navolgende onderwerpen:
• instemming met de begroting, het jaarverslag, de jaarrekening en de resultaatbestem-ming, aangezien de bevoegdheid tot goedkeuring aan de Algemene Vergadering toekomt; de Raad van Toezicht moet de Jaarrekening tekenen voor instemming of bij weigering een verklaring geven aan de Algemene Vergadering;
• de vaststelling van (strategische) beleidsplannen van de zorgorganisatie;
• de operationele en financiële doelstellingen van de CKZ;
• de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd;
• het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Raad van Toezicht of van de Raad van Bestuur of de externe accountant spelen.
• de vaststelling van de randvoorwaarden en waarborgen voor een adequate invloed van belanghebbenden;
• het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de zorgorganisatie met andere rechtspersonen of vennootschappen indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de zorgorganisatie;
• het bestuursreglement van de raad van bestuur;
• een voorstel tot ontbinding van de zorgorganisatie;
• aangifte van faillissement en aanvraag van surseance van betaling;
• gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereen-komst van een aanmerkelijk aantal werknemers, of van het verbreken van een overeenkomst met een aanmerkelijk aantal personen dat als zelfstandige of als samenwerkings-verband werkzaam is voor de zorgorganisatie.
10. Voorgenomen besluiten van de Raad van Bestuur, waarvoor voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht is vereist en terzake waarvan de Cliëntenraad adviesrecht heeft, dienen eerst door de Raad van Toezicht te worden goedgekeurd. Deze goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de Cliëntenraad.
11. De Raad van Bestuur neemt geen besluiten die ingevolge de wet, de Statuten of dit Reglement de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven zolang de vereiste goedkeuring niet is verkregen.

OPENBAARHEID EN BELANGENVERSTRENGELING

Artikel 10
1. De leden van de Raad van Bestuur betrachten openheid over hun eventuele nevenfuncties en/of -werkzaamheden. Alle nevenfuncties en/of -werkzaamheden worden aan de Raad van Toezicht gemeld en behoeven zijn goedkeuring. 2. Een lid van de Raad van Bestuur zal zonder de toestemming van de Raad van Toezicht geen betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden of continueren als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, een meer dan minimale werkbelasting kan opleveren of anderszins strijdig kan zijn met de belangen van de CKZ.
3. Elk lid van de Raad van Bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de CKZ, haar leden en/of voor het betreffende lid van de Raad van Bestuur terstond aan de Voorzitter van de Raad van Toezicht en aan de overige leden van de Raad van Bestuur. Het betrokken lid van de Raad van Bestuur dat een (potentieel) materieel tegen-strijdig belang heeft, verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgeno(o)t(e), geregistreerde partner of een andere levens-gezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De Raad van Toezicht besluit buiten aanwezigheid van het betrokken lid van de Raad van Bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang.
4. Een lid van de Raad van Bestuur behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die hij namens de organisatie verricht. Elke vorm en schijn van persoonlijke be-voordeling dan wel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Raad van Bestuur en de zorgorganisatie wordt vermeden. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens zijn organisatie verricht.
5. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de CKZ voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
• waarin een lid van de Raad van Bestuur persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
• waarvan een bestuurder een familierechtelijke verhouding (tot in de tweede graad) heeft met een lid van de Raad van Bestuur;
• waarbij een lid van de Raad van Bestuur een bestuurs- of toezichthoudende functie ver-vult.
6. Een lid van de Raad van Bestuur neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of een transactie waarbij het betreffende lid van de Raad van Bestuur een te-genstrijdig belang heeft.
7. Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de leden van de Raad van Bestuur spe-len, worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Raad van Bestuur spelen die van materiële betekenis zijn voor de CKZ, haar leden, en/of voor de betreffende le-den van de Raad van Bestuur, behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht. Dergelij-ke transacties worden gepubliceerd in het Jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de relevante artikelen van dit Reglement zijn nageleefd.

OPENHEID EN EXTERNE VERANTWOORDING

Artikel 11
1. De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de activiteiten van de CKZ en haar leden, juri-disch, organisatorisch en financieel goed geregeld zijn, inzichtelijk zijn en verantwoord wor-den.
2. De Raad van Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht en verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle noodzakelijke gegevens die de Raad van Toezicht behoeft in de uitoefening van zijn taak. De hoofdzaken worden vermeld in het Jaarverslag en de Jaarre-kening.
3. De Raad van Bestuur rapporteert jaarlijks aan de Raad van Toezicht over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van de wenselijkheid van roulatie van verantwoordelijke partners binnen een kantoor van externe accountants dat met de controle is belast en van het verrichten van niet controle-werkzaamheden voor de CKZ verricht door hetzelfde kantoor).
4. De Raad van Bestuur maakt ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de Raad van Toezicht en de Algemene Vergadering medegedeeld ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant. De externe accountant zal geen advies werkzaamheden verrichten voor de CKZ. 5. De Raad van Bestuur definieert wie ‘belanghebbenden’ van de CKZ zijn en stelt een beleid op ten aanzien van de dialoog van de CKZ met deze belanghebbenden. De Raad van Bestuur gaat de dialoog aan met de belanghebbenden in elk geval omtrent de volgende onderwerpen: (i) de vaststelling of wijziging van de missie, doelstelling of grondslag van de CKZ; (ii) het overdragen van de zeggenschap over de CKZ of over een belangrijk deel daarvan en over besluiten tot fusie of tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere zorgorganisatie; (iii) de opheffing of een belangrijke inkrimping dan wel belangrijke uit-breiding van de werkzaamheden van de CKZ, besluiten tot concentratie of deconcentratie van de CKZ en andere ingrepen van betekenis; en (iv) de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de te verlenen zorg.

MEDEZEGGENSCHAP

Artikel 12
1. Uitgaande van het belang van de CKZ en van de (potentiële) cliënten streeft de Raad van Be-stuur in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 2. De Raad van Bestuur onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens cli-enten, familie en/of wettelijk vertegenwoordigers (Cliëntenraad), werknemers en namens ove-rige groeperingen en/of raden als een functioneel element in de organisatie en benut dit overleg ten volle. De Raad van Bestuur neemt de vigerende wet- en regelgeving en de Statuten terzake in acht, bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt con-form deze reglementen. 3. De Raad van Bestuur stelt een Cliëntenraad in voor de CKZ.

DESKUNDIGHEID

Artikel 13
1. De Raad van Bestuur is er verantwoordelijk voor dat in de Raad van Bestuur voldoende des-kundigheden en vaardigheden zijn gewaarborgd en dat deze op peil worden gehouden.
2. Elk lid van de Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim vol-doende zijn en blijven voor adequate functievervulling in het belang van de organisatie.
3. Elk lid van de Raad van Bestuur laat zich op het in 12.2 bepaalde aanspreken door de overige leden van de Raad van Bestuur of door de Raad van Toezicht via de functionerings- of evaluatiegesprekken.

VERTROUWELIJKHEID

Artikel 14
1. Tenzij het Reglement, de Statuten of toepasselijke wet- of regelgeving anders voorschrijven, verbindt elk lid van de Raad van Bestuur zich alle informatie en documentatie die hij in de uit-oefening van zijn functie als lid van de Raad van Bestuur verkrijgt, als strikt vertrouwelijk te behandelen.
2. De inhoud van deze bepaling blijft van toepassing ook indien een lid van de Raad van Bestuur ophoudt lid te zijn.

WIJZIGING REGLEMENT EN INWERKINGTREDING

Artikel 15
1. De Raad van Bestuur gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. De voorzitter vraagt daarover tevoren de mening van de Raad van Toezicht.
2. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Bestuur.
Wijziging van dit reglement behoeft goedkeuring van de Raad van Toezicht.
3. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur met inachtneming van wettelijke bepalingen en Statuten.
4. Dit reglement treedt in werking op 27 juli 2017

Aldus vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht van 27 juli 2017,

Voorzitter Raad van Bestuur
voorzitter Raad van Toezicht

REGLEMENT OP DE RAAD VAN TOEZICHT

ALGEMEEN

De CKZ Kleine Zorgondernemers, hierna: ‘CKZ’ behartigt de belangen van aangesloten leden, die kleinschalige zorg bieden. Hiermee levert CKZ diensten met een publiek belang. Het leveren van der-gelijke diensten vraagt om extra inspanningen op het terrein van goed bestuur, goed toezicht en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De effectiviteit en continuïteit van de organisatie heeft belang aan een maatschappelijk vertrouwen, aan legitimiteit van de functie van de organisatie en aan ondernemerschap in de zorg. Vertrouwen van de cliënten, hun vertegenwoordigers, werknemers, overheid, financiers en de samenleving als geheel, ondersteunen het bereiken van de doelen van de organisatie.
Bovenstaande uitgangspunten zijn onder andere vastgelegd in dit reglement. Het reglement Raad van Bestuur geeft een stelsel van spelregels en omgangsvormen voor goed bestuur en voor adequate verantwoording aan en beïnvloeding door belanghebbenden van de wijze waarop CKZ haar doelen realiseert en kwalitatief verantwoorde, doelmatige en innovatieve zorg, begeleiding en ondersteuning biedt.

POSITIONERING RAAD VAN TOEZICHT IN DE ORGANISATIE

Artikel 1
1. De statuten van de CKZ voorzien in de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur bestuurt de CKZ en de Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op de Raad van Bestuur en zijn beleid, in het bijzonder de realisatie van de doelstelling van de CKZ. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur als klankbord terzijde.
2. De Raad van Bestuur is als orgaan rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. De communicatie tussen beide organen vindt primair plaats via de voorzitters. De Raad van Toezicht voert tenminste jaarlijks met elk van de leden van de Raad van Bestuur een functionerings- en beoordelingsgesprek. De Raad van Toezicht voert tenminste jaarlijks met de Raad van Bestuur als geheel een evaluatiegesprek over het wederzijds functioneren van beide organen op zich en in relatie tot elkaar.
3. Het afleggen van verantwoording geschiedt niet via individuele contacten maar vindt plaats in het overleg tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur.
4. Binnen de wettelijke en statutaire toezichthoudende verantwoordelijkheden van elk lid van de Raad van Toezicht afzonderlijk, is de Voorzitter van de Raad van Toezicht in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht.
5. De Voorzitter van de Raad van Toezicht is samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur ook in het bijzonder verantwoordelijk voor een goed overleg tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur en de voorbereiding van de vergaderingen en werkzaamheden van de Raad van Toezicht.
6. De Raad van Toezicht bespreekt regelmatig en ten minste jaarlijks zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen binnen de Raad van Toezicht en met de Raad van Bestuur en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij.

BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN RAAD VAN TOEZICHT

Artikel 2
1. De Raad van Toezicht toetst of de Raad van Bestuur bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt op het (bedrijfs)belang van de CKZ in relatie tot de maat-schappelijke functie van de CKZ en een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de belangen van allen die bij de CKZ betrokken zijn.
2. De Raad van Toezicht hanteert in zijn toezichthoudende rol de Governance Code Zorg als lei-draad voor zijn handelen, zoals in de reglementen van de Raad van Toezicht en van de Raad van Bestuur is verankerd.
3. De Raad van Toezicht rekent de volgende taken en bevoegdheden in ieder geval tot zijn ver-antwoordelijkheid, door:
a. het zorg dragen voor een goed functioneren van de Raad van Bestuur;
b. het zorg dragen voor een goed functionerend intern toezicht;
c. het houden van integraal toezicht op de realisatie van de maatschappelijke functie en doelstellingen van de CKZ, de strategie en de risico’s, de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, de financiële verslaglegging, de naleving van wet- en regelgeving, de kwaliteit van het personeelsbeleid en de omgang met ethische vraagstukken.
4. De Raad van Toezicht toetst of de Raad van Bestuur de in het eerste lid genoemde afweging zorgvuldig heeft gemaakt. De Raad van Toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoe-ring van het beleid van de Raad van Bestuur strookt met de vastgestelde en goedgekeurde beleidsplannen en beleidsuitgangspunten. De Raad van Toezicht expliciteert de ijkpunten waarop hij toetst hoe de CKZ wordt bestuurd.
5. De Raad van Toezicht stelt voor de benoeming van een lid van de Raad van Bestuur en van de Raad van Toezicht een profielschets op. Hij vergewist zich voorafgaand aan de benoe-ming van een bestuurder c.q. toezichthouder van het werkverleden van deze, diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de functie en of er belangentegenstellingen of nevenfuncties zijn die de bestuurder c.q. toezichthouder in het uitoefenen van zijn functie kunnen belemmeren.
6. De Raad van Toezicht stelt de binnen de CKZ ingestelde Cliëntenraad in de gelegenheid om voor één zetel binnen de Raad van Toezicht een bindende voordracht te doen binnen de door de Raad van Toezicht opgestelde algemene vereisten genoemd in de statuten en van de pro-fielschets. Dit lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd op voordracht van deze geleding maar niet namens deze geleding en functioneert evenals de andere leden van de Raad van Toezichtdan ook zonder last en/of ruggespraak.
7. De Raad van Toezicht stelt de vergoeding van de Raad van Bestuur vast en stelt een beleid op voor de vergoeding van onkosten en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de Raad van Bestuur. Dit beleid wordt openbaar gemaakt en de Raad van Toezicht ziet toe op de naleving ervan.
8. Een lid van de Raad van Bestuur is verplicht voor iedere betaalde of onbetaalde nevenfunctie die hij aangaat tijdens zijn lidmaatschap van de Raad van Bestuur, voorafgaande toestem-ming van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht verleent die toestemming alleen als er geen belangentegenstelling is en als het tijdsbeslag van de nevenfunctie niet zodanig is dat het uitoefenen van de bestuursfunctie daardoor belemmerd wordt.

INFORMATIEVOORZIENING

Artikel 3
1. De Raad van Toezicht ziet er op toe dat de raad bestuur de Raad van Toezicht tenminste vier maal per jaar rapporteert over financiële aangelegenheden en tenminste één maal per jaar over:
a. de realisering van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbon-den risico’s en mechanismen tot controle en beheersing ervan, de kwaliteit van de be-drijfsvoering en de omgang met personele vraagstukken;
b. zijn beoordeling van de interne controle- en beheersystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de CKZ.
2. De hoofdzaken van deze rapportage en de bespreking ervan worden opgenomen in het jaar-verslag.
3. Besluiten van de Raad van Bestuur waarvoor op grond van artikel 12 van de statuten goedkeu-ring door de Raad van Toezicht is vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de Raad van Toezicht deze goedkeuring heeft verstrekt.
4. Indien de CKZ met aangelegenheden van belang in de publiciteit komt, zal de Raad van Be-stuur zo mogelijk tevoren de leden van de Raad van Toezicht daarvan in kennis stellen. Publi-caties zal hij achteraf in kopie aan de Raad van Toezicht doen toekomen.
5. Ieder lid van de Raad van Toezicht zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van de uitoefening van de toezichthoudende functie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden.

SAMENSTELLING RAAD VAN TOEZICHT

Artikel 4
1. De Raad van Toezicht bestaat uit drie leden. Alleen natuurlijke personen kunnen tot lid van de Raad van Bestuur worden benoemd. Een lid van de Raad van Toezicht kan niet tegelijkertijd de functie vervullen van lid van de Raad van Toezicht van een binnen het werkgebied van de CKZ werkzame zorgorganisatie of onderneming die geheel of gedeeltelijk dezelfde werk-zaamheden als de CKZ vervult. Een lid van de Raad van Toezicht kan niet zijn een lid van de Raad van Bestuur tot drie jaar na het beëindigen van de functie van lid van de Raad van Be-stuur van de CKZ.

VOORZITTER

Artikel 5
1. De Raad van Toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voor-zitter.
2. Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door de Raad van Toezicht nader worden vastgesteld. In het bijzonder dient hij:
a. het vermogen te hebben om met autoriteit en een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen;
b. over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de mening- en besluitvorming van de Raad van Toezicht;
c. over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taken en functie van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur;
3. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is voor de Raad van Be-stuur en eventueel andere betrokkenen het eerste aanspreekbare lid van de Raad van Toe-zicht.
4. Als de Raad van Toezicht naar buiten treedt, geschiedt dit in de regel bij monde van de voorzitter.

AANDACHTSGEBIEDEN

Artikel 6
De Raad van Toezicht kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. De aandachtsgebieden zullen in de regel worden bepaald door de achtergrond, discipline en deskun-digheid van de leden van de Raad van Toezicht. Een eventuele verdeling laat echter de verantwoor-delijkheid voor het integrale toezicht door de Raad van Toezicht en de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur op dat aandachtsgebied onverlet.

VERGOEDINGEN

Artikel 7
1. De Algemene Vergadering stelt de hoogte van de vergoedingen van de leden van de Raad van Toezicht vast. De hoogte daarvan is niet afhankelijk van de resultaten van de CKZ. De hoogte van de vergoedingen is in overeenstemming met de vigerende normen in de sector en wordt bekend gemaakt in het jaarverslag van de organisatie.
2. De organisatie zal door de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van de CKZ gemaak-te onkosten aan hen vergoeden.

SECRETARIAAT

Artikel 8
In het secretariaat van de Raad van Toezicht wordt voorzien door de Raad van Bestuur dat tevens zorg draagt voor een adequate archivering van de bescheiden van de Raad van Toezicht. Het archief van de Raad van Toezicht is te allen tijde toegankelijk voor de leden van de Raad van Toezicht.

VERGADERINGEN EN BESLUITVORMING

Artikel 9
1. De besluitvorming van de Raad van Toezicht vindt, behoudens in bijzondere gevallen, plaats tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht, die worden geconvoceerd door de voor-zitter van de raad.
2. De voorzitter van de Raad van Toezicht draagt zorg voor het uitschrijven van de vergaderin-gen van de raad onder toezending van een door hem vastgesteld agenda. De oproepingster-mijn bedraagt tenminste zeven dagen, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter de oproepingstermijn bekorten. De leden van de Raad van Toezicht zijn gerechtigd ter vergadering aanvullingen of wijzigin-gen op de agenda voor te stellen. Hierover beslist de Raad van Toezicht.
3. De Raad van Bestuur is in de regel aanwezig bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht, tenzij de Raad van Toezicht aangeeft zonder de Raad van Bestuur te willen vergaderen. De voorzitter zal de Raad van Bestuur alsdan na afloop van de vergadering in grote lijnen op de hoogte stellen van het besprokene.
4. In de regel bereidt de Raad van Bestuur de vergaderingen van de Raad van Toezicht, in over-leg met de voorzitter, voor. Besluiten van de Raad van Bestuur die ingevolge de statuten, de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven, worden schriftelijk en met redenen om-kleed geagendeerd.
5. Door of vanwege de Raad van Bestuur wordt zorg gedragen voor de notulering van de verga-deringen van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur. Als het een vergadering buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur betreft, bepaalt de voorzitter van de Raad van Toe-zicht, voorafgaand aan de vergadering, op welke wijze de notulering daarvan zal plaatsvinden. De notulen zijn bestemd voor de Raad van Toezicht en worden ter kennis gebracht van de Raad van Bestuur.
6. De Raad van Toezicht vergadert ten minste vier maal per jaar, waarvan ten minste één verga-dering wordt gehouden ter goedkeuring van het jaarverslag en bespreking van het accoun-tantsverslag en één vergadering ter goedkeurig van de begroting voor het komende jaar.
7. In aanvulling op besluiten die ingevolge de wet of de Statuten goedkeuring vereisen van de Raad van Toezicht, zijn aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht onderworpen alle be-sluiten van de Raad van Bestuur omtrent de navolgende onderwerpen:
• instemming met de begroting, het jaarverslag, de jaarrekening en de resultaatbestem-ming, aangezien de bevoegdheid tot goedkeuring aan de Algemene Vergadering toekomt; de Raad van Toezicht moet de Jaarrekening tekenen voor instemming of bij weigering een verklaring geven aan de Algemene Vergadering;
• de vaststelling van (strategische) beleidsplannen van de zorgorganisatie;
• de operationele en financiële doelstellingen van de Coöperatie;
• de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd;
• het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Raad van Toezicht of van de Raad van Bestuur of de externe accountant spelen.
• de vaststelling van de randvoorwaarden en waarborgen voor een adequate invloed van belanghebbenden;
• het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de zorgorganisatie met andere rechtspersonen of vennootschappen indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de zorgorganisatie;
• het bestuursreglement van de raad van bestuur;
• een voorstel tot ontbinding van de zorgorganisatie;
• aangifte van faillissement en aanvraag van surseance van betaling;
• gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereen-komst van een aanmerkelijk aantal werknemers, of van het verbreken van een overeen-komst met een aanmerkelijk aantal personen dat als zelfstandige of als samenwerkings-verband werkzaam is voor de zorgorganisatie.
8. Voorgenomen besluiten van de Raad van Bestuur, waarvoor voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht is vereist en terzake waarvan de Cliëntenraad adviesrecht heeft, dienen eerst door de Raad van Toezicht te worden goedgekeurd. Deze goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de Cliëntenraad.
9. De Raad van Toezicht ziet erop toe, dat de Raad van Bestuur geen besluiten neemt die inge-volge de wet, de Statuten of dit Reglement de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoe-ven zolang de vereiste goedkeuring niet is verkregen.

OPENBAARHEID EN BELANGENVERSTRENGELING

Artikel 10
1. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en onafhankelijke opstelling. Dit betekent dat het lid in de uitoefening van de functie op geen en-kele wijze belang heeft bij de CKZ.
2. Leden van de Raad van Toezicht onthouden zich dan ook van het uitvoeren c.q. waarnemen van bestuurstaken.
3. De Raad van Toezicht stelt zo nodig ter aanvulling op het bepaalde in de statuten vast met welke betrokkenheid, achtergrond of functie het lidmaatschap van de Raad van Toezicht on-verenigbaar is. In ieder geval kunnen niet tot lid van de Raad van Toezicht worden benoemd personen, die lid van de Raad van Bestuur/management van de CKZ zijn of minder dan 3 jaar voor hun benoeming zijn geweest en personen die ingevolge een arbeidsovereenkomst aan de CKZ zijn verbonden. Ook kan een lid van de Raad van Toezicht niet tegelijkertijd de functie vervullen van bestuurslid c.q. toezichthouder van een binnen het werkgebied van de CKZ werkzame rechtspersoon die geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden vervult.
4. Elke vorm en schijn van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Raad van Toezicht en de CKZ moet worden vermeden. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de besluitvorming over het oplossen van zaken waarbij een belan-genverstrengeling aan de orde kan zijn bij leden van de Raad van Toezicht, de Raad van Be-stuur en bij de externe accountant in relatie tot de CKZ. In het geval van (mogelijke) verstren-geling onthoudt het betreffende lid zich van beraadslaging en besluitvorming.

OPENHEID EN EXTERNE VERANTWOORDING

Artikel 11
De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het jaarverslag. In het jaarverslag worden tevens de door de Raad van Toezichtle-den uitgeoefende hoofd- en nevenfuncties vermeld.

DESKUNDIGHEID

Artikel 12
1. De Raad van Toezicht is er verantwoordelijk voor dat in de Raad van Toezicht voldoende des-kundigheden en vaardigheden zijn gewaarborgd en dat deze op peil worden gehouden.
2. Elk lid van de Raad van Toezicht draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim voldoende zijn en blijven voor adequate functievervulling in het belang van de organisatie.
3. Elk lid van de Raad van Toezicht laat zich op het in 12.2 bepaalde aanspreken door de overi-ge leden van de Raad van Toezicht of door de Raad van Bestuur via de functionerings- of evaluatiegesprekken.

VERTROUWELIJKHEID

Artikel 13
1. Tenzij het Reglement, de Statuten of toepasselijke wet- of regelgeving anders voorschrijven, verbindt elk lid van de Raad van Bestuur zich alle informatie en documentatie die hij in de uit-oefening van zijn functie als lid van de Raad van Bestuur verkrijgt, als strikt vertrouwelijk te behandelen.
2. De inhoud van deze bepaling blijft van toepassing ook indien een lid van de Raad van Bestuur ophoudt lid te zijn.

WIJZIGING REGLEMENT EN INWERKINGTREDING

Artikel 14
1. De Raad van Toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit regle-ment nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. De voorzitter vraagt daarover tevoren de me-ning van de Raad van Bestuur.
2. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. Over een voor-genomen wijziging wordt tevoren het advies van de Raad van Bestuur ingewonnen.
3. Dit reglement treedt in werking op 27 juli 2017.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht van 27 juli 2017,

Voorzitter Raad van Toezicht
plv. voorzitter Raad van Toezicht